Hallitustehtävät

Nefalle valitaan uusi hallitus joka syksy yhdistyksen syyskokouksessa. Hallitukseen kuuluu aina vähintään viisi henkilöä, joihin sisältyy aina vähintään puheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja varapuheenjohtaja. Muut hallituspestit täytetään mahdollisuuksien mukaan, mutta muita tärkeitä tehtäviä ovat esimerkiksi koulutuspoliittinen vastaava ja tapahtumavastaava. Aiemmin mainitut viisi pakollista tehtävää on pakko täyttää hallituksen jäsenistä, mutta muita pestejä voivat hoitaa myös hallituksen ulkopuoliset toimihenkilöt. Hallituksen ulkopuolisella toimihenkilöllä ei ole äänestysoikeutta hallituksen kokouksissa, mutta muuten hänen toimensa on täysin identtinen muiden kanssa. Suuri ero on kuitenkin juuri valintamenettelyssä. Hallituksen jäsenet voidaan valita VAIN yhdistyksen kokouksissa, toimihenkilön taas voi valita itse hallitus. Tämä on syytä muistaa, sillä yhdistyksen kokouksen järjestäminen yhden hallituksen jäsenen valintaa varten voi olla aika työlästä. Kesken kauden kannattaakin suosia uusien henkilöiden valitsemista juuri toimihenkilöiksi. Listaamme tässä seuraavaksi erikseen hallitustehtävät (jotka voidaan täyttää vain hallituksen jäsenistä), muut tehtävät (joihin voi valita hallituksen jäseniä tai toimihenkilöitä) ja hallitustoiminnan ulkopuoliset tehtävät (joita voivat hoitaa täysin yhdistyksen ulkopuoliset henkilötkin). Tehtäviä voi keksiä halutessaan muitakin, mutta tässä on lueteltuna vain olennaisimmat.

HALLITUSTEHTÄVÄT:

Puheenjohtaja (president of the board)

Puheenjohtaja toimii NEFAn pääedustajana ja keulakuvana. Tämän tehtäviin kuuluu:

  • yhteistyökuviot mm. laitoksen, ylioppilaskunnan ja muiden järjestöjen kanssa
  • esityslistojen laatiminen ja kokouskutsujen lähettäminen
  • “ohjien pitäminen käsissään”, tehtävien delegointi muille hallituslaisille
  • järjestön toiminnan kehittäminen ja jatkuvuudesta huolehtiminen
  • valvoo, että toiminta on yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain mukaista
  • huolehtii nimenkirjoittajien muutoksesta PRH:lle aina vuoden alussa
  • valvoo, että hallitus toteuttaa yhdistyksen kokouksessa päätettyjä asioita
  • toimii yhtenä järjestön kolmesta nimenkirjoittajasta, eli voi allekirjoittaa virallisia asiakirjoja NEFAn nimissä
  • laatii toimintakertomuksen yhteistyössä hallituksensa kanssa seuraavan kauden kevätkokoukseen
  • laatii toimintasuunnitelman yhdistyksen syyskokoukseen (mielellään tulevan kauden pj:n kanssa jos tämä on jo tiedossa)

Puheenjohtajan tehtävä on siis kokonaisuudessaan varmistaa, että hommia hoidetaan sääntöjen mukaisesti. Hän vetää kokoukset ja kutsuu ne koolle ja toimeenpanee päätökset delegoiden tehtävät hallituslaisilleen. Puheenjohtaja myös hoitaa viralliset edustukset ja allekirjoittaa virallisia asikirjoja.

Varapuheenjohtaja (vicepresident of the board)

Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan varamiehenä kokouksien vetämisessä ja tukee häntä tarvittaessa toiminnan mm. yhdistyksen edustamisessa. Varapuheenjohtajan tehtävien paljous riippuu paljon hallituskaudesta ja hallituksen puheenjohtajasta.

Hyvä periaate olisi, että edellisvuoden puheenjohtaja jatkaisi seuraavalle kaudelle varapuheenjohtajana uuden puheenjohtajan tukena ja turvana. Näin varapuheenjohtajalla olisi myös kaikki tarvittava tietotaito kokouksien läpiviemiseen nykyisen puheenjohtajan ollessa estynyt.

Sihteeri (secretary)

Sihteerin tehtäviin kuuluu pöytäkirjojen laadinta, yhdistyksen asiakirja-arkiston ylläpito ja pöytäkirjojen toimittaminen jäsenistön luettavaksi. Sihteeri:

  • on aktiivisesti paikalla kokouksissa ja laatii kokousten pöytäkirjat
  • kirjoittaa pöytäkirjan puhtaaksi seuraavaan kokoukseen mennessä, jotta hallitus voi sen siellä hyväksyä
  • lähettää hallituksen hyväksymät pöytäkirjat Nefan sähköpostilistalle, arkistoi ne sähköisesti Nefan Dropbox-kansioon sekä tulostettuina ja allekirjoituksilla varustettuna kappaleina Nefan kaappiin ToNe-huoneeseen

Sihteeri toimii toisena nimikirjoittajana ja puheenjohtajan/varapuheenjohtajan tukena. Jos sihteeri ei pääse kokoukseen, häntä voi tuurata toinen hallituslainen kunhan tämä valitaan kyseisen kokouksen sihteeriksi. Sihteerin tehtävä sopii hyvin yhteen tiedottajan ja webmasterin tehtävien kanssa.

Taloudenhoitaja (treasurer)

Taloudenhoitajan huolehtii yhdistyksen taloudesta ja rahaliikenteestä, joten hänen tehtävänsä on erityisen vastuullinen. Taloudenhoitaja:

  • raportoi yhdistyksen talousasioista kokouksissa (tilin saldo, mitä tilitapahtumia tilille on tullut edellisen kokouksen jälkeen jne.)
  • maksaa kokouksessa hyväksytyt laskut
  • kirjaa rahaliikenteen valitsemaansa tilinhallintaohjelmaan (esimerkiksi Tappio-ohjelmaan)
  • päivittää ja ylläpitää yhdistyksen jäsenrekisteriä
  • huolehtii Nefan käteiskassasta ja (yleensä) myös oheistuotteista (eli pääasiallisesti haalarimerkeistä)
  • laatii seuraavan kauden kevätkokoukseen tilinpäätöksen, joka sisältää ainakin tuloslaskeman ja taseen, mielellään myös pää- ja päiväkirjan (lisäksi oheen liitetään toimintakertomus)
  • huolehtii siitä, että toimessa oleva päätösvaltainen hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen kokouksessaan ennen kevätkokousta
  • laatii talousarvion yhdistyksen syyskokoukseen (mielellään yhteistyössä tulevan kauden taloudenhoitajan kanssa jos tämä on tiedossa ennen kokousta)

Taloudenhoitaja siis hoitaa Nefan taloutta, raportoi siitä kokouksissa, ylläpitää jäsenrekisteriä ja hoitaa taloudenpidon asiakirjojen laadinnan.

MUUT TEHTÄVÄT:

Koulutuspoliittinen vastaava eli kopo (person in charge of academic affairs)

Koulutuspoliittinen vastaava toimii ns. opintovastaavana tai edunvalvontavastaavana. Nimike vaihtelee hieman järjestöittäin, mutta Nefassa on kulkenut tuttavallisemmin nimellä kopo. Kopon tehtäviin liittyy kaikki opetukseen liittyvät asiat. Kopo valvoo, että opiskelijoiden oikeudet huomioidaan, kerää palautetta opinnoista/opetussuuunnitelmasta ja toimii välikätenä opetushenkilökunnan ja opiskelijan välillä. Kopo saa apua ja neuvoja mm. ylioppilaskunnan kopo-asiantuntijalta ja vertaistukea opinto- ja tiedevaliokunnan kokouksista. Kopo suunnittelee tai järjestää koulutuspoliittista toimintaa, esim. työelämäpäivän tai sivuaineinfon, yhteistyössä Tosineen kopon kanssa. Kopo voi osallistua erilaisiin koulutukseen liittyviin työryhmiin opiskelijaedustajana, kuten Historian ja etnologian laitoksen opetuksen kehittämisryhmä.

Sosiaalipoliittinen vastaava eli sopo (person in charge of social affairs)

Sosiaalispoliittinen vastaava toimii ns. hyvinvointivastaavana ja toisena edunvalvontavastaavana. Sopon tehtäviin liittyy kaikki asumiseen, terveyteen, henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin ja tasa-arvoon liittyvät tehtävät. Käytännössä pienessä ainejärjestössä sopon tehtävät ovat suhteellisen vähäiset, joten toimi on yleensä edustajansa näköinen. Innokkaan sopon kannattaa käydä aktiivisesti haistelemassa sopovaliokunnan kokouksissa yliopiston sosiaalipolitiikan uusia tuulia, joista voisi ammentaa inspiraatiota Nefan toimintaan.

Tapahtumakoordinaattori (event coordinator)

Tapahtumakoordinaattori on enimmäkseen vastuussa Nefan tapahtumien käytännön järjestelyjen hoitamisesta. Tämä voi pitää sisällään esimerkiksi tilojen varausta, Facebook-eventtien luomista, tapahtumista tiedottamista Facebookissa ja sähköpostilistalla, uusien ja vanhojen tapahtumien suunnittelua… Kaikissa tapahtumissa vastuuta ei työnnetä pelkästään tapahtumakoordinaattorille vaan suurinta osaa tapahtumista hallitus suunnittelee yhdessä. Poikkeuksina pikkujoulut ja Ainonpäivä ovat perinteisesti olleet fuksien nakki ja Kiviniemen saunailta toisen vuoden opiskelijoiden.

Tapahtumatiedottamisessa kannattaa käyttää suomen lisäksi englantia silloin kun etnologialla on vaihto-opiskelijoita laitoksella.

Tiedottaja (PR-representative)

Tiedottaja huolehtii ainejärjestön yleisestä viestinnästä ja hallinnoi yhdistyksen sähköpostilistoja ja Facebook-sivua (oikeudet pyydetään edelliskauden vastaavilta). Kiireelliset tiedotustehtävät kuuluvat aina viime kädessä tiedottajalle ja tiedottajan tulisi yleisesti huolehtia siitä, että Nefan jäsenet pysyvät kärryillä siitä mitä Nefan hallituksessa tapahtuu. Sähköpostilistoille tiedottaja hyväksyy uudet jäsenet ja moderoi niitä tiukalla otteella (ihan kaikkia Nefalle täysin yhdentekeviä viestejä ei kannata päästää läpi, Nefan yleisen listan tulisi keskittyä opiskelijoille olennaisiin asioihin ja Nefan omaan tiedotukseen).

Tärkeässä (ja oleellisessa) tiedotuksessa kannattaa käyttää suomen lisäksi englantia silloin kun etnologialla on vaihto-opiskelijoita laitoksella.

Webmaster

Webmaster huolehtii Nefan nettisivujen päivittämisestä. Usein tämä tehtävä on järkevää yhdistää tiedottajan tehtävien kanssa tai jos tiedottajaa ei haluta valita kannattaa webmasterin hoitaa myös sähköpostilistojen ja Facebook-sivun ylläpito. Webmaster luo Nefan nettisivuille käyttäjätilin, jonka kautta hän pääsee päivittämään sivujen sisältöä. Vuosittain päivitettäviä sivuja ei ole kovin montaa (lähinnä hallituksen kokoonpanon ja yhteystiedojen sekä kalenterin täytyy olla ajan tasalla), mutta aktiivinen webmaster käy lävitse myös sivujen muun sisällön ja tarkistaa onko sivuilla päivitystarvetta.

Kansainvälisyys- eli kv-vastaava (person in charge of international affairs)

Kansainvälisyysvastaava huolehtii Nefan kansainvälisyydestä esimerkiksi tutustumalla laitoksen vaihto-opiskelijoihin (vaihtareiden lukukauden aloitusinfo on hyvä paikka aloittaa), tuomalla heitä Nefan tapahtumiin ja promotoimalla vaihtoon lähtöä jäsenistölle. Kv-vastaava tekee yleensä yhteistyötä Tosineen vastaavan kanssa silloin kun vaihto-opiskelijoille tai paikallisille opiskelijoille järjestetään jotain kansainvälistymiseen liittyvää toimintaa. Kv-vastaavan toimen aktiivisuus vaihtelee yleensä vuosittain sen mukaan onko laitoksella lainkaan vaihtareita. Aktiivisen vastaavan kannattaa kuitenkin osallistua esimerkiksi kv-valiokunnan kokouksiin, sillä niistä saa yleensä hyvin inspiraatiota myös Nefan sisäiseen toimintaan.

Ympäristövastaava (person in charge of environmental affairs)

Ympäristövastaava huolehtii ainejärjestön ympäristöasioista ja pyrkii kehittämään Nefan toimintaa ympäristöystävällisemmäksi. Vastaava huolehtii, että ainejärjestö kierrättää, käyttää tapahtumissaan kestoastioita ja toimii muutenkin ympäristön kannalta eettisesti. Ympäristövastaava voi halutessaan suunnitella ympäristöaiheisia tapahtumia yhteistyössä toisten ainejärjestöjen vastaavien kanssa.

Ympäristövastaavan vuosittainen tehtävä on huolehtia Nefan osallistumisesta JYY:n järjestöjen ympäristökilpailuun, jossa palkintona on kahisevaa ja ympäristömerkkejä. Kilpailu järjestetään perinteisesti aina vuoden loppupuolella, tyypillisesti marraskuussa, ja osallistuminen hoidetaan nettilomakkeella.

Liikuntavastaava (sports representative)

Liikuntavastaava vastaa aina syksyisin Nefan liikuntavuoron varauksesta ja ylläpitää ainejärjestön Sekalaista liikuntaa -ryhmää Facebookissa. Liikuntavastaava käy aktiivisesti Nefan liikuntavuorolla tai delegoi vuoron hallinnoinnin jollekin toiselle. Liikuntavastaava voi myös tiedottaa järjestölle liikunta-aiheisista tapahtumista tai järjestää omansa. Vastaavan kannattaa käydä liikuntavaliokunnan kokouksissa.

Kulo-vastaava (Kulo representative)

Kulovastaava on Nefan hallituksen jäsen tai sen ulkopuolinen toimihenkilö, joka huolehtii ainejärjestön yhteyksistä kattojärjestöön Kuloon. Jos joku nefa-aktiivi on Kulon hallituksen jäsen (kuten toivottavasti joka vuosi on), on tehtävä automaattisesti hänen vastuullaan. Kulovastaavan tehtävät vaihtelevat vuosittain, mutta erityisen tärkeä rooli on silloin kun Kulon vuotuisseminaari järjestetään Jyväskylässä.

Untamon päätoimittaja (editor-in-chief of Untamo)

Päätoimittaja voi kuulua hallitukseen tai olla sen ulkopuolelta valittu toimihenkilö. Päätoimittaja voidaan valita joko vuoden alussa tai yhdistyksen syyskokouksessa. Ensimmäisessä tapauksessa valinnan suorittaa hallitus. Päätoimittajan toimikausi on kalenterivuosi ja vuoden aikana toimitetaan kaksi lehteä yhteistyössä Tosine-lehden päätoimittajan kanssa. Tehtäviin kuuluu lehden toimittaminen (juttujen keräys, editointi ja kirjoittaminen) ja taitto. Päätoimittaja saa tehtäväänsä perehdytyksen edellisvuoden päätoimittajalta. Tarkempaa tietoa tehtävästä löytyy Facebookin Untamo-ryhmästä.

YHDISTYKSEN ULKOPUOLISET TEHTÄVÄT:

Tutorit ja kv-tutorit (tutors and international student tutors)

Etnologian tutorit valitsee Historian ja etnologian laitos, joten käytännössä tutorvalinta ei liity Nefan toiminaan. Meille valitaan aina yksi tai kaksi tutoria ja tutoriksi voivat hakea ketkä tahansa etnologian opiskelijat, oli Nefan jäsen tai ei. Tutorit käyvät läpi tutorkoulutuksen ja heille maksetaan työstään uusien opiskelijoiden kanssa pientä palkkaa (+ palkkioksi pari opintopistettä raportista). Tutorit lähettävät uusille opiskelijoille tervetuliaiskirjeen, huolehtivat näiden tutustuttamisesta yliopistomaailmaan, vievät fukseja erilaisiin infoihin, järjestävät heille aktiviteetteja ja ennen kaikkea tutustuttavat heidät Nefan toimintaan! 😉 Tutorhausta tiedotetaan aina keväisin sähköpostilistoilla.

Kv-tutorin tehtävät ovat hyvin lähellä tavallisen tutorin tehtäviä, mutta toimi pitää sisällään hiukan enemmän kädestäpitämistä kuin suomalaisten opiskelijoiden kanssa, sillä vieraaseen kulttuuriin tulo voi aiheuttaa monille uusille opiskelijoille hiukan enemmän vaikeuksia. Työ on siis vastuullisempi ja vaatii suhteessa myös enemmän aikaa. Palkka on myös tästä johtuen korkeampi. Kv-tutoreita haetaan sekä syksy- että kevätlukukaudelle ja heillä on yleensä tutoroitavana hiukan pienempi ryhmä opiskelijoita.

Toiminnantarkastaja

Toiminnantarkastaja on hallituksen ulkopuolinen henkilö, joka hoitaa yhdistyksen toiminnantarkastuksen keväällä ennen yhdistyksen kevätkokousta ja kirjoittaa tarkastuksestaan lausunnon. Toiminnantarkastus tarkoittaa yhdistyksen talouden ja hallinnon läpikäyntiä ja tavoitteena on tarkistaa, että yhdistyksen toiminta oli edelliskaudella yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen mukaista. Jos suuria puutteita tai väärinkäytöksiä ei löydy, ehdottaa toiminnantarkastaja raportissaan edelliselle hallitukselle vastuuvapauden myötämistä. Toiminnantarkastajalla on hyvä olla ymmärrystä yhdistyksen taloudenpidosta, joten esimerkiksi vanha taloudenhoitaja sopii pestiin mainiosti. Toiminnantarkastaja ei saa myöskään olla läheisessä suhteessa keneenkään tarkastamansa kauden hallituksen jäseneen (esim. puoliso). Sopivin tehtävään on siis yleensä eläköitynyt aktiivi, vaikka toiminnantarkastajaksi voidaan kyllä valita kuka tahansa yhdistyksen ulkopuoleltakin. Ennen kevätkokousta kannattaa tutustua yhdistyksen säännöissä ilmoitettuihin ehtoihin, jotka liittyvät toiminnantarkastuksen oikeaoppiseen suorittamiseen ja laillisuuteen. Toimesta löytyy paljon hyviä oppaita googlesta hakusanalla “toiminnantarkastus”.

Päivitetty: Juulia Hakunti, 13.9.2016